Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) für die Umsetzung des internen Kontrollsystems in Teilzeit (27 Std. / Woche)

Die Stadt Bochum mit ca. 373.000 Einwohnerinnen und Einwohnern ist mit einer Vielzahl anspruchsvoller Wissenschafts-, Bildungs- und Kulturstätten sowie vielen Einrichtungen für Freizeit, Sport und Erholung eines der wirtschaftlichen und kulturellen Zentren des Ruhrgebiets.

Das Amt für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation freut sich, Ihnen eine spannende berufliche Möglichkeit in der Abteilung Organisation vorstellen zu können: Wir suchen eine*n engagierte*n 

Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d)

für die Umsetzung des internen Kontrollsystems 

in Teilzeit (27 Std. / Woche)

Kennziffer:                  11-166

Bewerbungsfrist:        12.05.2024

Bewertung:                 EG 11 TVöD 

Die Beschäftigung erfolgt unbefristet.

Das Organisationsmanagement unterstützt die Fachbereiche dabei, moderne Arbeitsstrukturen und –methoden einzurichten, ihre Prozesse qualitätsorientiert zu überprüfen und ggf. neu auszurichten. Gute organisatorische Rahmenbedingungen mit klaren Standardvorgaben für reibungslos funktionierende Prozesse sind wesentliche Voraussetzungen für eine moderne, zuverlässige Verwaltung.

Nach der Devise „Richtig handeln, Risiken rechtzeitig erkennen und Schäden im Vorfeld vermeiden“ möchten wir den Bereich Compliance weiter auf- bzw. ausbauen und suchen hierfür personelle Unterstützung durch weitere Mitarbeiter*innen. Entstehen soll ein kleines Team, das sich um die eng miteinander verzahnten Themen Compliance, interne Regelwerke sowie das gesamtstädtische interne Kontrollsystem kümmert. 

Werden Sie Teil unseres Teams im Bereich Organisation! 

Ihre Aufgaben:

• Internes Kontrollsystem (IKS). Sie wirken bei der Einführung des „Internen Kontrollsystems“ (IKS) der Stadtverwaltung Bochum mit. Konzeptionell wurde das Verfahren bereits entwickelt. Ihre Aufgabe wird sein, die Fachbereiche bei der Umsetzung zu beraten und zu unterstützen. Das beinhaltet die Einrichtung der IKS-Strukturen, die Risikobewertung der einzelnen Aufgaben, das Erfassen der risikorelevanten Geschäftsprozesse mit unserem Prozessmanagementtool ADONIS, die Analyse des Gefährdungspotenzials und Entwicklung von Möglichkeiten, Risiken entgegenzuwirken. Sie betreuen das gesamtstädtische Berichtswesen zum IKS und helfen, das Risikobewusstsein bei den Prozessverantwortlichen zu stärken. 
• Geschäftsprozessmanagement. Zu Ihren Tätigkeiten zählen zudem grundsätzliche Aufgaben im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements. Dazu gehört die fachliche Betreuung der Software ADONIS, die Qualitätssicherung von Geschäftsprozessmodellen sowie die konzeptionelle Weiterentwicklung der Prozessmanagement-Methoden.
• Datenschutz. Eine weitere Aufgabe liegt in der Administration der zentralen Plattform für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Sie unterstützen so die Fachbereiche bei der Wahrnehmung ihrer dezentralen Datenschutzaufgaben. Zudem stehen Sie als Ansprechpartner*in für Datenschutzfragen im eigenen Amt zur Verfügung (Datenschutzsachbearbeiter*in).
•  Innerhalb Ihres Teams arbeiten Sie eng zusammen mit der für die internen Regelungen verantwortlichen Stelle sowie der ebenfalls neu zu besetzenden Stelle, die schwerpunktmäßig die grundsätzlichen Compliance Themen einschließlich Korruptionsprävention verantwortet. 
•  Enger Kontakt mit der Datenschutzbeauftragten, dem Rechnungsprüfungsamt, dem Amt für Finanzsteuerung (für Finanzprozesse) und weiteren Akteur*innen innerhalb der Gesamtverwaltung

Ihr Profil:

Sie haben eine Hochschulausbildung (Bachelor) mit wirtschaftlichem Schwerpunkt oder einem verwandten Bereich.  

Sie kennen die Kernaufgaben der Verwaltung und ihre Zusammenhänge. Wenn Sie noch Kenntnisse im Prozessmanagement und der Arbeit mit internen Kontrollsystemen mitbringen, umso besser. Vorteilhaft sind zudem Kenntnisse im Bereich Datenschutz.

Gängige Moderations- und Kommunikationswerkzeuge sind Ihnen vertraut und werden von Ihnen situationsgerecht eingesetzt. Sie können sich schnell in neue Themen einarbeiten. Die Nutzung zeitgemäßer technischer Arbeitsmittel ist für Sie selbstverständlich.

Die Stelle erfordert eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise und gutes konzeptionelles Verständnis.

Was uns überzeugt: 

• Fähigkeiten, wie eigenverantwortliches, flexibles und selbstständiges Arbeiten sowie eine strukturierte Aufgabenerledigung zählen zu den für diesen Aufgabenbereich wesentlichen Qualifikationsmerkmalen. 
• Ihnen liegt Detailgenauigkeit, ohne den Blick für das Große und Ganze zu verlieren.
• Sie denken und handeln kund*innenorientiert bei gleichzeitiger Beachtung übergeordneter gesamtstädtischer Interessen. 
• Sie sind kooperationsfähig und verfügen über gute kommunikative Fähigkeiten und eine sichere mündliche und schriftliche Ausdrucksweise. 
• Sie haben ein hohes Risikobewusstsein und Freude daran, Prozesse gut und rechtssicher zu gestalten. Der verantwortliche Umgang mit sensiblen Daten liegt Ihnen am Herzen. 
• Sie stehen Veränderungen und neuen Arbeitsmethoden aufgeschlossen gegenüber.

Unser Angebot:

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• Attraktive und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• Bezahlung nach Tarifvertrag oder Landesbesoldungsgesetz
• Zusatzrente 
• Jobticket und Jobrad 
• Flexible Arbeitszeitgestaltung 
• Vielfältige Teilzeitmöglichkeiten
• Mobiles Arbeiten
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Da es sich um einen neu eingerichteten Aufgabenbereich handelt, bestehen für Sie große Spielräume bei der Ausgestaltung Ihrer Aufgabe. Bringen Sie sich hierbei proaktiv ein, indem Sie sich weitgehend selbstständig in die Thematik einarbeiten und eigene Vorschläge zur Umsetzung erarbeiten!

Die Stadt Bochum befindet sich im Aufbruch!

Mit der Bochum Strategie sind wichtige Weichen der Stadtentwicklungen gestellt. An diesem Erfolgskonzept können Sie aktiv mitwirken. Hier wird eine fachübergreifende Zusammenarbeit an gesamtstädtischen Projekten großgeschrieben. Der Kompass für gute Zusammenarbeit und Führung schafft den Rahmen für eine moderne, gestaltende und dienstleistungsorientierte Stadtverwaltung.

Vorreiterin modernen Stadtmanagements sein – das ist eins unserer Ziele aus der Strategie Bochum 2030. Die dafür notwenigen Veränderungen treiben wir durch ein aufgeschlossenes und veränderungsfreudiges Klima stetig voran.

Das Amt für Personalmanagement, Informationstechnologie und Organisation ist als wichtiges Querschnittsamt der Stadt Bochum mit seinen etwa 250 Beschäftigten und allen Dienstleistungen rund um Personal, IT und Organisation ein wesentlicher Akteur und Treiber in diesem Veränderungsprozess. 

Wir fördern individuell Ihre Kompetenzen und bieten umfangreiche Fort- und Weiterbildungen an. Ihre Gesundheit und Zufriedenheit liegen uns als Arbeitgeberin am Herzen. Es erwarten Sie daher familienfreundliche und gesundheitsfördernde Arbeitsbedingungen.

Sie erhalten Entgelt nach einem Tarifvertrag, der eine Sonderzuwendung und Leistungsorientierte Bezahlung vorsieht. Darüber hinaus zahlt die Stadt Bochum für Sie Beiträge zur Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder, so dass Sie später eine Zusatzrente erhalten. Mit unserem Jobticket und dem Jobrad haben Sie zudem die Möglichkeit, umweltbewusst und kostengünstig zur Arbeit zu fahren.

Grundsätzlich können die Aufgaben auch mit reduzierter Arbeitszeit wahrgenommen werden. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung kann, orientiert an den dienstlichen Erfordernissen, vereinbart werden. Teilen Sie uns dazu bitte Ihre Vorstellungen mit.

Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte sind ausdrücklich willkommen. 

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen nach den Bestimmungen des Landesgleichstellungsgesetzes (LGG) bevorzugt berücksichtigt.

Fragen beantworten Ihnen gerne:

Fachamt:                      Susanne Reimann, Tel.: 0234/910-2073, SReimann@bochum.de

Personaleinsatz:              Patrick Kionczyk, Tel.: 0234/910-2124, PKionczyk@bochum.de